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6 conseils pour optimiser l’inventaire de votre restaurant

Avez-vous des questions concernant l'inventaire de bar?

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La gestion d’un restaurant présente de nombreux défis. L’un des aspects les plus importants est de savoir comment faire un suivi de votre inventaire. Faisant partie de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks comprend des aspects tels que le contrôle et le suivi des commandes, la constitution de stocks et le contrôle du nombre de produits à vendre et à stocker, la mise en œuvre de systèmes automatisés de gestion des stocks et, enfin, la capacité à augmenter les revenus.

Les ingrédients alimentaires et la main-d’œuvre constituent généralement la principale dépense des restaurants donc il est essentiel pour les entreprises de mettre en place un processus et une politique visant à maximiser la gestion des stocks. Dans cet article, nous explorons des conseils utiles pour optimiser l’inventaire des restaurants qui vous aideront à gérer un bar ou un restaurant avec succès.

 

Quelle est l’importance de l’inventaire dans un restaurant ?

L’objectif principal de la gestion des stocks est de mesurer le nombre d’articles que votre restaurant utilise au fil du temps, de le comparer à vos ventes et de rechercher la différence entre la valeur de la production et les ventes. La gestion des stocks d’un restaurant est importante pour maintenir votre entreprise en ordre et réduire le gaspillage alimentaire.

Le suivi des stocks de votre cuisine permet une planification et une prise de décision plus éclairées. Si vous ne suivez pas correctement les stocks, vos prévisions risquent d’être faussées et de donner lieu à des commandes incorrectes, ce qui vous coûtera beaucoup de temps, de ressources et d’argent.

Même si certains gestionnaires ne considèrent pas la gestion des stocks comme importante, statistiquement, 16% de votre nourriture finit à la poubelle. De plus, 75 % des employés déclarent avoir volé à un moment donné, ce qui représente 7 % de vos revenus. Les restaurants qui font régulièrement des inventaires peuvent augmenter leurs bénéfices de 24% par an.

La gestion des stocks joue un rôle crucial dans tous les aspects de votre entreprise de restauration. Passer du temps à comprendre comment faire l’inventaire et investir dans un logiciel de gestion des stocks peut faire une énorme différence pour votre entreprise.

 

Comment les restaurants gardent-ils la trace des stocks ?

Les restaurants peuvent suivre leur inventaire soit manuellement, soit en utilisant un logiciel de gestion des stocks. La solution optimale peut être une combinaison des deux.

Le suivi manuel des stocks commence par l’évaluation de la situation financière actuelle de votre restaurant. Analyser la santé financière d’une entreprise de restauration va au-delà du simple fait de savoir combien d’argent reste sur le compte bancaire. Ce chiffre ne vous dira pas combien de produits vous avez en stock ni combien d’argent ils représentent.

Avec un inventaire efficace, vous serez en mesure de calculer facilement les éléments d’inventaire qui sont essentiels à la compréhension de la situation financière de votre entreprise. Par exemple, le coût des marchandises vendues par rapport au revenu vous donnera une meilleure idée de vos marges bénéficiaires.

Une fois cela fait, vous pouvez passer à l’évaluation de l’utilisation prévue de l’inventaire : il s’agit généralement de la même quantité d’articles utilisés dans le garde-manger semaine après semaine. En effectuant un inventaire régulier du restaurant, vous pouvez :

  • Identifier immédiatement les augmentations ou diminutions significatives de la consommation alimentaire.
  • Augmenter le nombre de commandes pour éviter les pénuries.
  • Diminuer les commandes pour éviter un surplus.

Lorsqu’il s’agit d’utiliser un logiciel de gestion des stocks afin de suivre l’inventaire de votre restaurant, la plupart des restaurants qui ont du succès mettent en œuvre un système de point de vente (PDV) où les clients paient leurs commandes en espèces ou par carte de crédit. Ce système est particulièrement efficace et fiable, car il permet une mise à jour en temps réel de l’inventaire avec chaque achat enregistré puisque le système de point de vente est directement lié à l’inventaire.

 

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Quelle quantité de stocks de nourriture un restaurant doit-il conserver ?

Une mauvaise gestion de la rotation de vos stocks peut avoir des conséquences désastreuses. De nombreux restaurants se retrouvent soit à court de nourriture avant la fin de leur service, soit à commander des stocks excédentaires, ce qui entraîne souvent le gaspillage d’ingrédients alimentaires ou leur stockage dans le congélateur pendant plusieurs mois.

Ces situations peuvent être évitées en réalisant un inventaire alimentaire sur la base des données recueillies lors du contrôle des stocks. Un exemple de rotation des stocks peut être :

  • Nourriture : 4 à 6 fois par mois (5 à 7 jours de produit en main)
  • Alcools : Environ une fois par mois (varie selon le concept et la composition des ventes).
  • Bière en bouteille : 2-3 fois par mois
  • Bière pression : 1 à 2 fois par mois (varie selon le nombre de bières en fût/concept)
  • Vin : Environ une fois par mois (varie en fonction de la taille de la carte des vins et de la composition des ventes).

L’exemple cité n’est pas une règle, car chaque restaurant doit adapter sa fréquence de rotation des stocks en fonction de son suivi des stocks.

 

Les 6 meilleurs conseils de gestion des stocks pour les restaurants

Si la gestion de l’inventaire d’un restaurant semble être une tâche fastidieuse, certains conseils clés sur l’inventaire de restaurant peuvent vous faciliter la tâche, par exemple :

 

1. Utilisation efficace des matières premières

 

L’un des conseils les plus importants pour l’inventaire des restaurants est de mettre l’accent sur une utilisation efficace et efficiente des ingrédients alimentaires. Afin d’éviter de gaspiller les matières premières, assurez-vous que chaque ingrédient soit pleinement utilisé.

Cela peut se faire en :

  • Utilisant une approche de stock nominal pour tous les articles en stock (ingrédients alimentaires, boissons, etc.) : Avec une planification et une anticipation adéquates, vous pouvez maintenir votre stock au minimum. Cela vous permettra non seulement de réduire les coûts, mais aussi de vous assurer que les anciens stocks ne sont jamais gaspillés ou perdus. Cela vous permettra également de libérer de l’espace dans votre entrepôt, ce qui vous donnera la possibilité de réapprovisionner votre stock de nourriture (par exemple, lors d’une saison spéciale ou d’une fête où la demande de nourriture est plus élevée).
  • Tirant parti des offres et des promotions saisonnières : l’utilisation de promotions et d’offres saisonnières spéciales vous permet d’attirer davantage de clients et donc d’augmenter vos ventes et vos bénéfices, mais surtout d’utiliser efficacement votre stock, ce qui vous permet d’éviter plus facilement le gaspillage de nourriture et de garder le contrôle des stocks de votre restaurant.
  • Mettant en place un système de réapprovisionnement des ingrédients : être à court d’ingrédients est une situation désagréable dans laquelle aucun gérant de restaurant ne veut se trouver. Vous pouvez éviter cette situation en établissant un système manuel dans lequel vous réapprovisionner votre stock de nourriture dès qu’un seuil minimal est atteint ou en utilisant un logiciel qui vous informera lorsque le stock d’un ingrédient a atteint un niveau minimal.
  • Utilisant le système du premier entré, premier sorti (PEPS) : La méthode PEPS est basée sur le principe que les produits achetés en premier sont les premiers à être retirés du stock, soit utilisés en totalité, soit vendus, soit jetés. En d’autres termes, cette méthode considère que le restaurant dispose d’abord des actifs acquis.
  • S’assurant que votre restaurant utilise tous les ingrédients disponibles : un sens de l’anticipation et de la planification adéquate sont nécessaires afin d’évaluer quels ingrédients sont réellement utiles. Pour ce faire, une analyse approfondie permet de déterminer quels sont les éléments du menu les plus et les moins commandés. Cette collecte et cette analyse de données doivent idéalement être effectuées plusieurs fois par an, car les habitudes des consommateurs ont tendance à changer.

 

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2. Suivi de l’inventaire

Lorsqu’il s’agit de gérer les stocks d’un restaurant, l’étape la plus importante est le suivi des stocks. Vous pouvez disposer d’un personnel compétent et qualifié, d’une clientèle fidèle, de menus stellaires avec des plats savoureux, mais si votre suivi des stocks est inefficace, votre bénéfice global risque d’en souffrir. C’est pourquoi il est nécessaire d’effectuer un suivi complet et périodique des stocks.

Bien qu’il soit possible d’assurer un suivi efficace grâce à un système de gestion des stocks manuel, le suivi des stocks le plus optimal nécessite l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks qui peut s’intégrer au système de point de vente de votre restaurant.

 

3. Gestion des ingrédients périssables

Ce qui distingue la gestion des stocks des restaurants de celle des autres entreprises, c’est la gestion de la durée de conservation, car chaque ingrédient alimentaire de votre stock a une date d’expiration. Le système du premier entré, premier sorti (système PEPS) permet de gérer de façon rationnelle vos ingrédients périssables.

 

4. Formez vos employés et attribuez-leur des rôles spécifiques

Si le personnel n’est pas suffisamment formé, votre restaurant sera confronté à une gestion inefficace des stocks malgré la mise en œuvre des conseils d’inventaire pour restaurants mentionnés ci-dessus.

Vous pouvez commencer par former un employé ou une équipe d’employés (en fonction de la taille de vos restaurants et du nombre de commandes que vous recevez chaque jour) à une gestion efficace des stocks. Cela inclut une formation technologique appropriée sur l’utilisation des logiciels de gestion des stocks.

Une fois cela fait, vous pouvez passer à l’attribution de rôles spécifiques à chaque membre de votre équipe de gestion des stocks. Les rôles peuvent être attribués en fonction des tâches spécifiques qui seront effectuées par chaque employé. Par exemple, la réception des commandes, l’organisation de la salle des stocks, le comptage des stocks, l’indexation des prix, le suivi des rapports financiers, etc.

 

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5. Faire bon usage des analyses, des rapports et des données

De nos jours, la prise de décision basée sur les données est au cœur de chaque entreprise qui réussit. Les restaurants ne font pas exception à la règle. Un système de gestion des stocks vous offre des rapports en temps réel et des fonctions d’analyse.

Ces données sont essentielles pour votre planification, car elles vous aideront à déterminer combien d’ingrédients alimentaires vous devez commander, évitant ainsi le risque de ne pas pouvoir proposer certains menus ou, au contraire, d’avoir trop de stock. En outre, les rapports et les données vous aideront à déterminer un modèle économique rentable, car les rapports de rentabilité vous permettent de prévoir plus facilement les tendances des stocks d’ingrédients et de menus les plus consommés et donc les plus rentables.

 

6. Investir dans un système de gestion des stocks

Dans l’ensemble, un système de gestion des stocks vous aide à :

  • Rationaliser les processus de gestion des stocks.
  • Réduire au minimum les erreurs humaines.
  • Prévenir et/ou minimiser le gaspillage alimentaire.
  • Fournir des mises à jour des stocks de nourriture en temps réel.
  • Mettre automatiquement à jour l’inventaire.
  • Réduire le nombre d’employés nécessaires au suivi et à la gestion des stocks.

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