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Comment faire l’inventaire d’un bar ?

Avez-vous des questions concernant l'inventaire de bar?

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Gérer efficacement l’inventaire d’un bar peut être un véritable défi sans les connaissances et les outils nécessaires. Pour de nombreuses entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration, les boissons alcoolisées représentent une part importante des revenus et des coûts. Il est donc essentiel de savoir comment gérer son stock pour assurer le bien-être de son entreprise et optimiser ses bénéfices.

Gérer l’inventaire d’un bar n’est pas la chose la plus excitante à faire pour un gérant de bar. En fait, le processus a tendance à être assez long, répétitif et compliqué, ce qui peut entraîner des erreurs potentielles. Néanmoins, cela reste une tâche essentielle. La bonne nouvelle est qu’il existe aujourd’hui de nombreuses façons d’améliorer ce processus et d’en faire une expérience plus agréable.

En suivant les étapes et les outils mentionnés dans cet article, vous aurez une solide maîtrise de la gestion de votre stock d’alcool comme un pro. Vous serez ainsi en mesure de prendre des décisions plus judicieuses en matière de commande et de gestion des stocks, de manière à toujours avoir le bon nombre de bouteilles sous la main.

 

Qu’est-ce que la gestion de l’inventaire des bars ?

Il est bien connu qu’une bonne gestion de l’inventaire des bars permet aux entreprises de gagner du temps et d’augmenter leurs profits grâce aux données d’inventaire. La majorité des bars et des restaurants perdent jusqu’à 20 % de leurs revenus en raison du non-contrôle des quantités, des déversements et des vols. C’est là qu’une application de gestion de l’inventaire des bars est mise en place pour prévenir et éliminer ces problèmes.

La gestion de l’inventaire du bar, également appelée contrôle de l’inventaire du bar, est le processus et l’ensemble des pratiques qui sont nécessaires pour contrôler le stock de votre bar avec précision. Elle consiste à compter les stocks d’alcool et à analyser les quantités en comparant avec les factures et les ventes, à suivre celles-ci, à mesurer l’alcool et à atteindre des niveaux de stock optimaux afin de disposer de la bonne quantité d’alcool au bon moment.

Lorsque vous analysez vos registres d’inventaire, vous voulez vous assurer que vous avez suffisamment de produits sous la main. Vous ne voulez pas en acheter trop, car cela pourrait immobiliser votre capital et encombrer votre espace de bar, mais vous ne voulez pas non plus en acheter trop peu, car cela pourrait vous faire perdre des ventes et faire en sorte que vous ayez des clients insatisfaits. 

Le calcul du coût de la liqueur et le suivi de l’inventaire de votre bar vous aideront à découvrir de nombreux aspects de votre entreprise que vous ignoriez. Vous pourrez également détecter si les employés versent trop ou donnent trop souvent des boissons gratuites. L’intérêt d’un inventaire de bar efficace réside principalement dans la possibilité de calculer l’utilisation de l’inventaire. 

 

L’importance d’optimiser la gestion de l’inventaire des bars

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion des stocks efficace et la réalisation de contrôles d’inventaire réguliers sont essentiels au bien-être de votre entreprise et vous permettront d’obtenir des résultats immédiats. L’inventaire des boissons alcoolisées vous donnera des informations non seulement sur les stocks de votre bar, mais aussi sur votre entreprise en général. Vous saurez, dans quelle mesure votre bar se porte bien sur le plan financier, quelles boissons se vendent bien et offrent le meilleur retour sur investissement (ROI) et quelles boissons devraient être retirées de votre menu.

Globalement, le fait de disposer d’un catalogue centralisé où toutes les informations sur les produits que vous utilisez, commandez et épuisez vous aidera à comprendre quand vous devez passer des commandes, ce que vous devez acheter et en quelle quantité. Vous saurez également quelle quantité de votre alcool n’est pas utilisée et, surtout, vous aurez une idée des préférences de vos clients, ce qui vous permettra de planifier votre menu en conséquence. 

En outre, un processus efficace d’inventaire vous aidera à gérer votre budget de la meilleure façon possible. En effet, un processus fluide réduira les heures de travail des employés, évitera les commandes de dernière minute, le gaspillage de produits, les frais imprévus et le temps passé à compter l’alcool, ce qui devrait vous aider à minimiser les coûts et les pertes de revenus.

Enfin et surtout, un contrôle efficace des stocks des bars renforcera le moral des employés et la satisfaction des clients. L’instauration d’un environnement de travail transparent et basé sur la confiance motivera votre personnel, tandis que la prévision de la demande et des préférences de vos clients augmentera leur satisfaction et les convertira potentiellement en clients fidèles. 

 

Comment faire l’inventaire des boissons alcoolisées ?

À première vue, faire l’inventaire des boissons alcoolisées peut sembler être un processus facile, mais il y a quelques étapes à suivre et certaines règles à respecter. Savoir calculer l’alcool avec précision est l’une des premières étapes à maîtriser. Pour ce faire, vous devez documenter votre : 

  • Inventaire de départ : il s’agit de la quantité de produits que votre bar ou restaurant possède au début de votre période d’inventaire (qui peut être la semaine ou le mois précédent).
  • Inventaire de fin : c’est la quantité de produits que vous avez à la fin de votre période d’inventaire.
  • Inventaire reçu : la quantité de produits que vous avez reçus pendant cette période d’inventaire en passant des commandes.

Avec ces informations en main, vous pouvez calculer la quantité d’alcool dont votre bar dispose, en utilisant cette formule : 

 

Inventaire initial + inventaire reçu – inventaire final = Utilisation 

 

Cette formule devrait vous permettre de connaître votre consommation d’alcool et de débloquer tout le processus d’inventaire du bar. Mais avant d’en arriver là, voici quelques règles fondamentales à respecter et à mettre en place lorsque vous commencez votre inventaire d’alcool : 

Comptez votre alcool en utilisant la même méthode à chaque fois

Chaque fois que vous faites l’inventaire, commencez dans la même section de votre bar ou restaurant, suivez le même chemin et suivez chaque facteur dans le même ordre. Cela vous aidera à prendre une bonne habitude et vous facilitera la tâche. 

Établir un calendrier et s’y tenir

Puisqu’il s’agit de prendre de bonnes habitudes, vous devez établir un calendrier d’inventaire et vous y tenir. Ce calendrier définit la fréquence à laquelle vous devez faire l’inventaire du bar, l’heure à laquelle vous devez le faire, etc. Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est d’essayer de respecter le même calendrier tout au long de l’année, et de faire l’inventaire lorsque votre bar/restaurant est fermé afin d’éviter toute confusion ou erreur de comptage. 

Former vos employés

Au début de votre processus, vous devriez former quelques employés afin qu’ils apprennent à faire eux-mêmes l’inventaire des boissons alcoolisées. Il est évident que toute l’équipe ne peut pas être impliquée dans le processus, mais il est nécessaire que vous formiez toutes les personnes concernées afin de réduire les risques potentiels liés à l’inventaire, tels que la surverse, le déversement et les boissons gratuites. 

Adaptez-le à votre style de gestion et à votre personnel

C’est le secret pour établir un système d’inventaire qui fonctionne pour votre entreprise et qui lui soit profitable. Évaluez le processus et si vous constatez qu’il cause des problèmes ou des perturbations dans d’autres fonctions de votre bar/restaurant, n’hésitez pas à le reconsidérer et à l’adapter à votre style de gestion et à votre personnel. 

 

Comment gérer l’inventaire de votre bar : un guide étape par étape

Une fois que vous avez mis en place toutes les règles et que vous savez comment les choses fonctionnent, il est temps de commencer à compter et à mesurer votre alcool. Il y a deux façons de le faire ; la méthode traditionnelle consiste à le faire avec un stylo et du papier ou un fichier excel, tandis que la seconde consiste à utiliser un système d’inventaire de bars. Voici les étapes à suivre pour effectuer l’inventaire de bar manuellement (sans l’aide d’une application de bar) : 

1. Créer un tableau d’inventaire

Organisez votre feuille de calcul par secteur de votre établissement et classez votre alcool dans le même ordre pour faciliter votre suivi. Indiquez le type d’alcool, la marque, le nom et la taille de la bouteille. Ajoutez des colonnes ou des catégories différentes pour les produits qui sont stockés dans des endroits différents.

2. Commencer à compter

Plus facile à dire qu’à faire ! En fait, l’une des tâches les plus difficiles à accomplir est de compter la quantité d’alcool ou de liquide qu’il y a dans une bouteille. La méthode standard s’appelle la « tenthing method ». Cette méthode consiste à regarder la bouteille pour estimer son degré de remplissage au dixième près (par exemple : à moitié pleine, au tiers pleine…). 

Une échelle serait également utile dans ce cas pour donner des mesures plus précises ou, si vous utilisez un logiciel, utilisez une application de pesage d’alcool. Le plus important est que vous utilisez chaque bouteille de façon constante sans changer vos méthodes.

3. Répéter la « tenthing method »

Répétez cette étape pour chaque zone et lieu de stockage dans votre établissement et convertissez vos mesures en nombre de bouteilles, fûts ou caisses. Vous pouvez également demander l’aide d’un de vos employés afin d’accélérer le processus.

4. Tout additionner

Une fois que vous avez compté et mesuré votre parcours dans tout le bar ou le restaurant, additionnez les totaux de chaque catégorie que vous avez créée.

5. Prendre des notes

Tout au long du processus, n’oubliez pas de noter tout ce que vous faites, car vous devrez répéter toutes ces étapes de la même manière afin d’obtenir à la fin un inventaire de début et de fin.

6. Répéter le même processus

Répétez exactement le même processus. Recomptez en suivant le même chemin et en utilisant la même méthode de mesure. N’oubliez pas de garder une trace de toutes vos factures et du total de vos ventes afin de savoir quels produits vous avez commandés et reçus. 

À la fin de cette étape, vous devriez avoir votre inventaire de début et de fin.

8. Gardez une trace de vos livraisons

Maintenant que vous avez fait votre premier et votre deuxième inventaire, vous devez ajouter tout nouveau produit que vous avez reçu ou vendu entre les deux. Reportez-vous aux factures et aux registres de vente que vous avez conservés et comptez les totaux dans votre tableur. Il s’agit de votre inventaire reçu.

9. Utilisez la formule d’inventaire du bar

Maintenant que vous avez réuni toutes les informations nécessaires, il vous suffit d’insérer ces totaux dans la formule :

Inventaire initial + inventaire reçu – inventaire final = utilisation

Le chiffre final que vous obtenez est le point central du processus. Une fois que vous connaîtrez votre numéro d’utilisation, vous commencerez à comprendre les avantages de ce processus de gestion de l’inventaire du bar dans son ensemble. Il vous montrera si vous fixez le prix de vos boissons avec précision, si vous passez vos commandes de manière efficace et si vous réduisez les coûts supplémentaires tels que les commandes de dernière minute, les stocks morts et la surconsommation. La pratique d’un inventaire correct vous aidera à augmenter les bénéfices de votre établissement et la satisfaction des clients.

 

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